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Modules et fonctionnalités

Ce que fait le Hub Exaduo.

Chaque module a son adresse, aux couleurs de l’école, et écrit dans le même HubSpot. Tout ce qui suit est disponible aujourd’hui.

Pour vos candidats

Candidature

Disponiblecandidatures.ecole.fr

Le candidat arrive sur le portail de candidature de l’école, à son adresse et à ses couleurs. Il se connecte avec le code reçu par courriel, choisit sa formation et remplit son dossier.

  • Le catalogue reprend les formations que vous proposez, directement depuis vos produits HubSpot. Vous choisissez les champs montrés et les filtres : campus, niveau, rythme.
  • Le dossier pas à pas s’enregistre à chaque étape. Le candidat peut s’arrêter et reprendre plus tard ; vous pouvez le relancer, puisque ses réponses sont déjà dans HubSpot.
  • « À faire » lui dit ce qui manque avant la date limite de la formation.
  • Les pièces sont déposées en fichiers privés dans votre HubSpot. Celles qui peuvent attendre se déposent après le dépôt du dossier.
  • Les frais de dossier se calculent selon vos règles, avec des codes promo si vous le souhaitez, et se paient sur la page de votre prestataire.
  • L’accusé de dépôt, en PDF à vos couleurs, est rangé dans HubSpot et téléchargeable par le candidat.
Catalogue des formations du portail de candidature : filtres par campus, niveau et rythme, et cartes des formations avec leur date limite et leurs frais de dossier.
Le catalogue : vos formations, filtrées par les champs que vous choisissez.

Pour vos admis

Inscription

Disponiblejusqu’au paiementcandidatures.ecole.fr

L’inscription ne se commence pas depuis un catalogue : elle s’ouvre quand vous faites avancer la transaction à l’étape choisie. Le Hub ne connaît ni Parcoursup ni les banques de concours : vous importez vos admis dans HubSpot, et leur inscription s’ouvre.

  • Le même dossier, sur la même transaction que la candidature : une seule vente dans vos prévisions.
  • Les pièces déjà fournies à la candidature sont reprises ; le candidat ne les redépose pas.
  • Frais d’inscription ou acompte, calculés par vos règles et payés sur la page de votre prestataire.
  • La bibliothèque de ressources : règlement, livret d’accueil, calendrier, ciblés par formation ou par réponse.
Récapitulatif d’une inscription : scolarité, frais d’inscription, champ de code promo, historique, et bouton pour payer les frais et déposer l’inscription.
L’admis vérifie son inscription, puis paie ses frais sur la page de votre prestataire.

Pour vos agents de recrutement

Agents

Disponibleagents.ecole.fr

Vos agents de recrutement international sont des contacts de votre HubSpot. Chacun reçoit un code et un lien à diffuser.

  • Le candidat postule lui-même. Il désigne son agent par le code, ou arrive par son lien.
  • Il donne son accord pour que l’agent suive son dossier. Sans accord, l’agent est noté sur la transaction, mais ne voit rien.
  • L’agent suit l’avancement sur son portail : statut, ce qui manque, dates. Il ne voit que les questions et les pièces que vous choisissez.
  • Rien n’est gardé chez Exaduo : agent, code et rattachement vivent dans votre HubSpot.
Portail d’un agent : son code agent, le lien à diffuser à ses étudiants, et la liste des candidatures qu’il suit avec ce qui leur manque.
L’agent suit les candidatures de ses étudiants, avec leur accord.

Pour vos jurés et vos candidats

Jury et entretiens

Disponiblejury.ecole.fr

Le jury se place entre la candidature et l’inscription. Vos jurés, personnels de l’école ou externes, se connectent au portail jury par un code reçu par courriel, sans licence HubSpot.

  • Vous ouvrez des sessions : jour, horaires découpés en créneaux, lieu ou visioconférence, jurés.
  • Les jurés déclarent leurs disponibilités sur une période que vous ouvrez ; vous composez les sessions en les voyant.
  • Le candidat réserve son créneau quand vous l’avez convoqué. Vos workflows HubSpot envoient la convocation.
  • Le juré lit le dossier en lecture seule, limité aux questions et aux pièces que vous choisissez de lui montrer.
  • Chaque évaluation va en note sur la transaction ; la moyenne et l’avis sont calculés dans des propriétés HubSpot.
  • Le jury donne un avis, l’école décide. Le Hub ne déplace pas la transaction : vos workflows suivent ces propriétés.
Grille d’évaluation d’un juré : trois critères notés sur vingt avec leur coefficient, un avis favorable, réservé ou défavorable, et un commentaire.
Le juré évalue sur sa grille ; l’évaluation part en note sur la transaction.

Pour vos intervenants

Intervenants

Disponibleintervenants.ecole.fr

Chaque année, et pour chaque campus, vous ouvrez le dossier administratif de vos intervenants. Ils se connectent sur leur portail, sans compte HubSpot, et complètent ce qui manque.

  • Un dossier par année et par campus, créé par l’école : l’intervenant n’a rien à choisir.
  • Les pièces validées sont reprises d’une année sur l’autre. Une pièce a une durée de validité : une attestation expirée est redemandée, un diplôme validé ne l’est pas.
  • Rien à payer pour un intervenant : ni frais, ni code promo.
  • Les réponses et les pièces vont dans votre HubSpot, comme pour les candidats.
Dossier d’un intervenant pour l’année 2026-2027 : pièce d’identité, diplôme et RIB validés par l’école et repris de l’année précédente, attestation URSSAF à déposer de nouveau.
L’intervenant ne redépose que ce qui a expiré.

Pour tous les modules

Ce que chaque portail sait faire.

Ces fonctions sont partagées par tous les modules : l’école les retrouve partout, réglées de la même façon.

  • Le parcours du candidat

    Une connexion par code, sans mot de passe. « À faire » dit ce qui manque et avant quand ; chaque étape s’enregistre dans HubSpot.

  • Des formulaires que vous modifiez seuls

    Étapes, questions reliées à vos propriétés HubSpot, pièces, conditions, tarifs, aperçu : l’école construit et publie seule.

  • Pièces et accusé de dépôt

    PDF, JPEG ou PNG, rangés en fichiers privés dans HubSpot. Vous validez ou refusez dans HubSpot ; un accusé de dépôt en PDF suit chaque dossier.

  • Paiement

    Sur le compte Stripe ou Paybox de l’école, page du prestataire. Le dossier n’est déposé qu’une fois le paiement vérifié.

  • Le statut du dossier

    Le candidat voit où en est son dossier, avec vos mots : « En cours d’étude », « Admis sur liste complémentaire »…

  • L’origine des visites

    Campagne, gclid, fbclid, page d’arrivée : la source de chaque candidature est écrite sur la transaction.

  • Chat et agent IA, 24 h/24

    Le chat de votre HubSpot sur les portails, et votre agent client HubSpot qui répond aux candidats à toute heure, en sachant qui ils sont.

  • Français, anglais et saisie internationale

    Français et anglais au choix de la personne, indicatif téléphonique, listes longues avec recherche.

  • Aux couleurs de l’école

    Logo, couleurs, photo d’accueil et adresses de l’école : chaque portail est le sien.

  • Plusieurs écoles sur un même HubSpot

    Un groupe, un seul HubSpot : chaque école garde son portail, sa marque et ses formulaires.

  • Administration depuis votre IA

    Le serveur MCP du Hub : réglez vos formulaires, statuts, codes promo, langues, charte et ressources en parlant à votre assistant d’IA, avec votre accord à chaque écriture.

Sécurité et données

Aucune donnée d’élève chez Exaduo.

C’est la règle fondatrice du Hub. Vos équipes, votre DSI et votre DPO savent où sont les données : dans votre HubSpot.

  • Dans votre HubSpotContacts, transactions, pièces et évaluations sont écrits chez l’école.
  • Hébergé en FranceL’application tourne sur Microsoft Azure, région France Central.
  • Aucune donnée bancaireLe paiement se fait sur la page de Stripe ou de Paybox, avec le compte de l’école.
  • TraçableAccès sans mot de passe, audits réguliers, journal d’audit exportable.
Vos questions sur les données, la sécurité et HubSpot →