Comprendre le Hub
Qu’est-ce que le Hub Exaduo ?
Le Hub Exaduo donne à l’école des portails en ligne, à ses couleurs et à ses adresses, pour tous ceux qui n’ont pas de compte dans son HubSpot. Chaque portail mène un dossier de bout en bout et écrit tout, au fil de l’eau, dans le HubSpot de l’école.
Le Hub, c’est…
La souplesse du sur-mesure, la fiabilité d’un produit.
Un produit, pas un développement
Toutes les écoles ont le même Hub, déjà disponible : il se branche sur votre HubSpot et votre école est en place en une à deux semaines. Ce qui change d’une école à l’autre se règle dans l’administration, sans développement.
Des modules à la carte
Candidature, inscription, intervenants, jury, agents : chaque école prend ceux dont elle a besoin. Chaque module devient un onglet du portail de son public.
HubSpot au centre
Contacts, transactions, réponses et pièces sont dans le HubSpot de l’école. Vos équipes y travaillent comme d’habitude.
Des données qui restent à l’école
Exaduo ne garde aucun dossier : seulement la configuration de l’école et le journal de ses réglages.
Personnalisable de A à Z
Formulaires, pièces, tarifs, statuts, pipeline, couleurs, adresses : l’école règle tout elle-même et publie tout de suite. Le Hub s’adapte à vos parcours, pas l’inverse.
Un assistant IA 24 h/24
Branchez votre agent client HubSpot sur les portails : il répond aux candidats à toute heure, en sachant qui ils sont.
Comment ça marche
Le portail collecte. Votre HubSpot garde tout.
Un portail par public
Chacun son portail, à l’adresse de l’école.
Un portail est fermé, réservé aux contacts connus de l’école, ou ouvert pour la candidature : toute personne qui prouve son adresse crée son espace, et le Hub crée son contact dans HubSpot.
Candidats et admis
candidatures.ecole.fr
Candidater, réserver son entretien, puis s’inscrire une fois admis.
Intervenants
intervenants.ecole.fr
Remplir chaque année son dossier administratif et déposer ses pièces.
Jurés
jury.ecole.fr
Donner ses disponibilités, lire les dossiers, évaluer sur la grille de l’école.
Agents de recrutement
agents.ecole.fr
Suivre les candidatures de ses étudiants, avec leur accord.
Le parcours d’une personne
De la candidature à l’inscription, sur une seule transaction.
Ada candidate en ligne. Tout ce temps, l’école suit une seule transaction dans HubSpot.
Elle candidate
Sur candidatures.ecole.fr, elle remplit son dossier, dépose ses pièces, paie ses frais de dossier et reçoit son accusé de dépôt.
Elle réserve son entretien
L’école la convoque : elle choisit son créneau depuis son dossier.
Le jury l’évalue
Les jurés lisent son dossier sur leur portail et l’évaluent sur la grille de l’école. Le jury donne un avis, l’école décide.
Elle est admise
L’école fait avancer la transaction : l’onglet « Mon inscription » apparaît, avec ses réponses de candidature déjà remplies.
Elle s’inscrit
Elle paie son acompte sur la page du prestataire de l’école.
Vos questions
Les réponses aux questions qu’on nous pose le plus.
Vos données
Où sont les données des candidats ?
Dans le HubSpot de l’école, et nulle part ailleurs. Contacts, transactions, réponses, pièces en fichiers privés, évaluations : le Hub écrit tout chez vous, au fil de l’eau. Les pièces traversent l’application sans y être conservées.
Que garde Exaduo, exactement ?
La configuration de votre école (formulaires, réglages, charte), le journal d’audit de l’administration et l’état technique des paiements en cours. Aucun dossier. Une seule exception : si HubSpot refuse un instant une écriture, la saisie attend, chiffrée avec une clé propre à votre école, et elle est effacée au plus tard 72 heures après.
Et si nous arrêtons le Hub ?
Vos données restent où elles sont : dans votre HubSpot. Il n’y a rien à récupérer chez nous.
Où le Hub est-il hébergé ?
Sur Microsoft Azure, région France Central : base de configuration, cache, coffres de clés. Les courriels de connexion sont traités en France et partent du domaine de l’école.
Le Hub voit-il les données bancaires ?
Non. Le paiement se fait sur la page du prestataire de l’école (Stripe ou Paybox), avec son compte. L’argent ne passe jamais par Exaduo, et l’issue de chaque paiement est vérifiée chez le prestataire avant le dépôt du dossier.
Et le RGPD ?
L’école reste maîtresse de ses données, dans son HubSpot : elle décide de ce qu’elle demande et de combien de temps elle le garde. Exaduo fournit l’application et agit pour son compte. Chaque portail affiche la mention d’information de l’école. Le détail est dans la politique de confidentialité.
La sécurité
Comment les personnes se connectent-elles ?
Sans mot de passe : un code reçu par courriel, valable 10 minutes, utilisable seulement sur l’appareil qui l’a demandé. En option, « Continuer avec Google » ou « avec Microsoft », qui ne sert qu’à prouver l’adresse. Une session se ferme après une heure d’inactivité.
Que se passe-t-il si HubSpot est indisponible ?
Rien n’est perdu. La saisie attend, chiffrée, d’être écrite dès que HubSpot répond. Le candidat voit « Reçu, transmission à l’école en cours », jamais « Enregistré » avant que HubSpot ait répondu, et vos administrateurs sont prévenus si l’écriture n’aboutit pas.
Et le numéro de sécurité sociale ?
Il n’est jamais conservé, pas plus que la situation de handicap. Saisis au moment de signer un document, ils y sont imprimés, puis oubliés : seul le document signé, rangé dans votre HubSpot, les contient.
Qui a fait quoi dans l’administration ?
Le journal d’audit le dit : connexions, réglages, formulaires publiés, comptes de paiement, administrateurs ajoutés ou retirés. Il appartient à l’école, qui le filtre et l’exporte. Elle règle sa conservation, de 12 à 36 mois.
Comment la sécurité est-elle vérifiée ?
Par des audits de sécurité réguliers. Notre dossier sécurité est disponible sur demande.
Votre HubSpot
Quelle édition de HubSpot faut-il ?
L’édition Professional suffit : le Hub n’exige pas l’Enterprise.
Comment le Hub se branche-t-il ?
Par l’application HubSpot d’Exaduo : vous la connectez depuis l’administration, sans clé à créer. Le Hub vérifie les droits accordés et ne demande pas celui de supprimer des fichiers.
Le Hub va-t-il créer des choses dans notre HubSpot ?
Seulement ce dont il a besoin, et avec votre accord : « Préparer HubSpot » montre la liste exacte des propriétés avant de les créer, toutes préfixées exa_ et rangées dans leurs propres groupes. Vous pouvez désigner un de vos champs à la place. Le Hub ne modifie jamais un champ de l’école.
Faut-il un nouveau pipeline ?
Non. Le Hub s’accroche au vôtre : pour chaque formulaire, vous choisissez le pipeline et ses étapes clés. Il ne fait jamais reculer une transaction, et ne la pousse jamais au-delà du dépôt : la décision vous appartient.
Qui envoie les courriels aux candidats ?
Vos workflows HubSpot : confirmation, relance, convocation, décision. Le Hub n’envoie que le code de connexion, au nom de l’école.
Où sont nos formations ?
Ce sont vos produits HubSpot. Le Hub les lit sans les recopier ; une case dit sur quel portail chacun est proposé, avec ses dates, son formulaire et ses frais.
Démarrer
Peut-on personnaliser le Hub ?
Oui, de A à Z, et par vos équipes : formulaires, étapes, questions, pièces, tarifs, codes promo, statuts de dossier, pipeline, couleurs, logo, photo, adresses et langues. Le Hub s’adapte à vos parcours, sans développement et sans attendre une livraison.
Un assistant peut-il répondre aux candidats à toute heure ?
Oui. Branchez votre agent client HubSpot sur les portails : l’IA répond aux candidats 24 h/24, avec votre base de connaissances, en sachant qui ils sont. Le chat et l’agent se règlent dans votre HubSpot.
Peut-on administrer le Hub depuis un assistant d’IA ?
Oui : Claude, ChatGPT, Copilot… Le Hub a son propre serveur MCP : vous l’autorisez sur les écoles de votre choix, puis vous réglez vos formulaires, statuts, codes promo, langues, charte et ressources en langage naturel. L’IA vous montre l’avant et l’après et n’écrit qu’avec votre accord ; aucun dossier ni aucune donnée personnelle ne passe par le serveur.
Comment se passe la mise en service ?
En une à deux semaines. Exaduo crée votre école et déclare les adresses de vos portails. Vous publiez les enregistrements DNS, connectez HubSpot, réglez votre charte, vos formulaires, vos formations et vos comptes de paiement, avec nous si vous le souhaitez. Une liste « Mise en route » dit ce qui reste à régler avant d’ouvrir.
Pouvons-nous modifier nos formulaires seuls ?
Oui. L’éditeur de l’administration vous laisse construire et publier vos formulaires, vos tarifs et vos textes, sans Exaduo ni développement. Une nouvelle formation : créez-la dans HubSpot, ajoutez son formulaire, elle est en ligne aussitôt.
Combien ça coûte ?
Le tarif est sur demande. Demandez une démonstration : nous vous le présenterons avec le Hub.